为加强我校基建工程文件档案资料的管理，根据《辽宁省城市建设档案管理规定》及档案管理部门的要求，结合我校的具体情况，制定本规定。

一、基建档案管理职责

1.基建处基建档案管理人员是负责我处完成学校新建、扩建的基建档案工作。主要收集整理前期文件，和其他单位部门送交的工程档案。

2.在工程建设完成后，将整理后的工程建设全过程的纸质和电子文件材料移交学校档案室。

3.在移交档案馆之前，文件材料的接收、查阅、出借、归还等应有履行登记制度。

二、工程竣工档案立卷内容

1.工程前期文件：工程前期文件资料即工程前期报建手续，是建设项目开工建设的法律依据，工程前期文件资料的归档必须及时、齐全、完好。

2.工程施工技术文件：工程施工技术文件主要是指在施工前期和施工过程中产生的记录、签证等施工实际情况的资料，该资料应及时、准确、系统、规范地反映建筑工程的实际情况。

3、工程竣工验收文件：工程竣工资料（包括竣工文件、竣工图和工程竣工照片等）是工程竣工验收、移交的重要资料，必须做到齐全、完好、准确和规范。

三、档案资料管理

1.文件档案资料管理涉及到建设单位、监理单位、施工总承包单位等部门，工程各参建方填写的建设工程档案应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收统一标准及地方城建档案管理规定等为依据。

2.工程档案资料应随工程进度及时收集、整理，并应按专业分类，认真书写，字迹清楚，项目齐全、真实、无未了事项。表格应采用统一表格，特殊要求需增加的表格应统一归类。

3.工程项目各参建单位项目负责人负责本单位工程档案资料的全过程组织工作并负责审核，各单位档案员负责档案资料的收集、整理工作。

4.工程人员汇总及审核监理单位、总承包单位及各家分包方的工程竣工档案立卷归档，并指定总承包方的档案员整理两套合格的建设单位竣工档案资料，总承包方档案员要配和建设单位档案人员进行档案馆的档案报送，对于工程档案验收中提出的有关施工中问题，由总承包方的档案员负责解答。

四、基建档案借阅管理

1.基建处建立档案借阅制度，处内人员因工作需要欲查阅或借阅有关档案时，须经处领导批准方可查阅，查阅或借阅完毕后要及时归还，以利于文件的正常管理和有效利用；

2.外单位查阅档案要携带本单位的介绍信，借阅时必须填写申请表，注明查阅目的、档案内容后并报领导批准，方可提供。其中，工程档案原件不得借走，只能提供复印件，复印后的资料要妥善保管，不得丢失或随便转借他人。如有特殊情况，需要经领导批准。

五、档案管理工作要求

1.全处人员都要严格遵守国家有关档案管理和保密工作的规定，认真爱护档案资料，做到不移失、不泄密。

2.基建处业务范围内所形成的各类文件及有关资料的立卷归档工作均应明确列入基建处各岗位责任制之中，落实到人，各相关负责人员对其相关档案资料的完整、齐全负有责任。